Sådan finder du den rigtige kontorstørrelse til dit team i 2025

Posted on by admin

At vælge de rette kontorlokaler eller erhvervsejendomme til leje er i 2025 en strategisk beslutning, som kræver omtanke og ekspertise. Ud over pris spiller størrelse, fleksibilitet, bæredygtighed og placering en stor rolle. Som redaktør med speciale i kommerciel ejendom i Danmark vil jeg her gennemgå, hvordan du praktisk fastlægger, hvor meget plads dit team har behov for, når I skal leje nye erhvervslokaler (eller kommerciel ejendom), med konkrete metoder, standarder og eksempler.

Hovedkriterier for fastsættelse af størrelse på kontor

Antal medarbejdere og arbejdsmodel

  • Først: hvor mange medarbejdere skal fysisk være til stede regelmæssigt? I en hybrid arbejdsmodel vil ikke alle være der hver dag – hvilket kan reducere krav til fuld skrivebordsplads.

  • Overvej også om I har behov for gæster, møder eller konferencer, samt støttefunktioner som kantine, lager, teknikrum osv.

Minimumsstandarder og anbefalinger

  • Ifølge danske krav og praksis bør gulvarealet pr. person typisk være mindst 7 m², hvis kun basis arbejdsplads.

  • For højere komfort, fleksible arbejdsformer og samarbejdsområder anbefales ofte 9-12 m² pr. person, afhængig af virksomhedstype og kultur.

  • Derudover stilles krav til loftshøjde (mindst 2,5 meter) og luftvolumen (typisk 12 m³ pr. person) samt adgang til dagslys og udsyn.Det praktiske regnestykke: så meget plads har du brug for

Estimér grundareal

  1. Antal brugere (medarbejdere + faste gæster).

  2. Multiplikator for arbejdsmodel (fx hvis kun 60% er på kontoret samtidig i hybrid).

  3. Tildel m² pr. person ud fra hvordan I arbejder – standard vs. komfort vs. fleksibilitet.

Eksempel:

  • Team på 20 personer, hvor 60 % er fysisk til stede pr. dag → ≈12 arbejdspladser.

  • Hvis I bruger 10 m² pr. arbejdsplads → 12 × 10 = 120 m².

  • Plus plads til mødelokaler, fællesområder, reception, teknik osv. → måske ekstra 20-40 %, så samlet ≈150-170 m².

Faktorer, der øger behovet

  • Fællesområder som lounge, kantine, mødelokaler, stillezoner.

  • Teknologi & infrastruktur: serverrum, AV-udstyr, kabling, backupfaciliteter.

  • Skalerbarhed: mulighed for udvidelse, fleksible lejeaftaler.

  • Særlige krav: energimærkning, grøn certificering, tilgængelighed.

Markedspriser og lokal kontekst i Danmark 2025

  • I København, særlig Indre By, er lejepriser for moderne erhvervslokaler ofte 2.000-2.800 kr/m²/år for høj standard.

  • I byudviklingsområder som Ørestad og Nordhavn ligger priserne typisk noget lavere, fx 1.500-2.200 kr/m²/år afhængig af faciliteter og beliggenhed. 

  • I Aarhus, Odense og provinsbyer er budgetterne for kontorlokaler i 2025 typisk omkring 700-1.800 kr/m²/år, alt efter by og kvalitet.

Hvordan bruger man portaler til at finjustere beslutningen

  • Portaler som Ejendomstorvet.dk, Lokalebasen.dk, MatchOffice giver overblik over udbud af kontorlokaler / erhvervslokaler til leje hele landet.

  • Brug filtrene: størrelse, beliggenhed, energimærke, faciliteter (f.eks. parkering, offentlig transport, cykelparkering).

  • Sammenlign reelle cases: hvad betaler tilsvarende virksomheder i din sektor for kvadratmeter og tillæg (fællesudgifter, drift, vedligehold).

Risikoer og fejltrin

  • Underskud af plads til fremtidig vækst: hvis medarbejderantal stiger eller arbejdsmodel ændres.

  • Overser ekstra omkostninger: drift, varme, elektricitet, rengøring, møblering. Kan udgøre 20-30 % oveni grundlejen.

  • At vælge lokaler der ikke kan tilpasses – fx med faste vægge, dårlig infrastruktur eller uden mulighed for fleksibel anvendelse af rum.

  • Placering der koster tid og transport – selvom kvadratmeterprisen er lav, kan skyggeomkostninger være store.

Oversigt: trin-for-trin guide til at definere størrelse (detaljeret)

Nedenfor følger en udvidet, praktisk og handlingsorienteret trin-for-trin-liste. Hvert trin indeholder konkrete anbefalinger, tjekpunkter og forslag til talstørrelser, så du som beslutningstager eller rådgiver inden for kommerciel ejendom i Danmark (fx København, Ørestad, Nordhavn, Aarhus, Odense) kan nå frem til et velunderbygget arealkrav.

1) Kortlæg behov og brugsmønstre

Start med en grundig kortlægning af, hvem der bruger lokalerne, hvornår og hvordan. Udarbejd en samlet liste over: faste medarbejdere, eksterne konsulenter, besøgende, kundearrangementer og periodiske aktiviteter (f.eks. onboarding eller træningsdage). Angiv for hver gruppe hvor ofte de er til stede (dagligt, ugentligt, ad hoc). Denne registrering er afgørende for at kunne omregne til reelt behov — forskellen mellem antal ansatte og samtidige brugere kan ændre arealkrav radikalt.

2) Definér arbejdsmodel og servicekrav

Fastlæg om I har: fuldtidspladser til alle, delt skrivebordsplads (hoteling), hybrid-model eller primært fjernarbejde. Beslut også serviceniveau: reception, kantinedrift, rengøring inkl. lejer, sikkerhed og reception. Arbejdsmodel og serviceniveau styrer krav til møblering, antal mødelokaler og areal til fællesfunktioner, og påvirker derfor både bruttoareal og driftsomkostninger.

3) Beregn basisareal for arbejdspladser (eksempel og metode)

Metode: gange antal samtidige brugere med valgt m² pr. arbejdsplads.
Eksempel — vis regnestykket trin for trin:

  • Antal ansatte: 20.

  • Andel til stede samtidig (hybrid): 60 %. Beregning: 20 × 0,6 = (20 × 6) ÷ 10 = 120 ÷ 10 = 12 samtidige arbejdspladser.

  • Valgt m² pr. arbejdsplads (komfortstandard): 10 m². Beregning: 12 × 10 = 120 m² basis til arbejdsstationer.
    Til slut lægger du plads til møder og fællesfunktioner — fx 30 % ekstra: 120 × 0,30 = 36 m². Samlet areal: 120 + 36 = 156 m².
    Brug denne fremgangsmåde med dine egne tal for at få et præcist estimat.

4) Arealfordeling efter funktion — anbefalede intervaller

Fordel arealet efter funktion med følgende retningslinjer (interval-forslag pr. funktion):

  • Arbejdsplads (enkeltmandsplads): 7–12 m² pr. person (afhængigt af arbejdskultur og behov for både skrivebord og samarbejdszone).

  • Små mødelokaler (2–4 pl.): 8–12 m² pr. lokale.

  • Mellemsstore mødelokaler (6–8 pl.): 15–22 m² pr. lokale.

  • Store mødelokaler/konferencer: 25–45 m² alt efter kapacitet.

  • Café/lounge/fællesområde: 0,6–1,5 m² pr. medarbejder, eller samlet 12–35 m² for mindre teams.

  • Reception og indgang: 6–12 m².

  • Teknikrum/server/print: 6–12 m² afhængig af udstyr.

  • Lager/opbevaring: 0,5–1,5 m² pr. medarbejder eller et fast rum på 5–20 m² efter behov.
    Når du har beregnet basisarealet (trin 3) anvender du disse intervaller til at sætte konkrete tal for møderum og støttefunktioner.

5) Medregn cirkulation, service og tekniske arealer (procentregler)

Ud over funktionelle rum skal du tilføje andel til gangarealer, trapper, elevatorer og tekniske installationer. Typiske procentsatser:

  • Cirkulation (gang, trappe): 8–15 % af nettoareal.

  • Tekniske og servicearealer: 3–6 %.

  • Sanitære faciliteter: ofte beregnet som faste rumarealer, typisk 6–12 m² samlet for mindre kontorer.
    Arbejd altid med både et netto- og et brutto- perspektiv: det areal, du fysisk disponerer over, vs. det antal m² du faktureres for i lejekontrakten (som kan inkludere andele af fællesarealer).

6) Planlæg for skalerbarhed og fleksibilitet

Lav scenarier: konservativ (ingen vækst), realistisk (5–15 % vækst over 2 år), aggressiv ( >20 % ). For hvert scenarie beregn ekstra m² eller fleksible løsninger (mulighed for vækst i samme ejendom, optioner til nabolejemål, eller kortere kontraktlængde). Vælg helst lokaler med enkel opdeling (få bærende vægge, god søjleafstand) så ombygning eller udvidelse er enkel og økonomisk.

7) Praktisk tjekliste ved besigtigelse (mål & kvalitet)

Ved fysisk gennemgang mål og vurder: søjleafstand (fri flade), vinduesareal og dagslys, loftshøjde, gulvbelastning (ved tungt udstyr), ventilationsaggregat og kapacitet, adgang for teknisk personale, tilgængelighed for personer med handicap, parkeringsmuligheder til cykel og bil, elevatorstørrelse ved instrumenter/indkøb. Notér om der er mulighed for at trække fiber, og spørg til ejendommens energimærke — alle disse faktorer påvirker både arealbruget og driftsomkostningerne.

8) Budgettjek: leje, drift og tilpasningsomkostninger

Udregn totale årsomkostninger, ikke kun huslejen: basisleje + fællesudgifter (varme, el, rengøring, vicevært) + forsikring + evt. bidrag til istandsættelse. Husk indretningsomkostninger (møbler, netværk), som typisk afskrives over kontraktperioden. Som tommelfingerregel kan drift og fællesudgifter udgøre 15–35 % oveni basislejen afhængigt af ejendomstype.

9) Kontraktmæssig sikring af arealet

Få arealopgørelsen skrevet entydigt i lejekontrakten: præcis målemetode (nettoareal/bruttoareal), hvilke fællesarealer lejer betaler andel af, hvem der står for istandsættelse ved fraflytning, samt optioner for udvidelse eller forkortelse af lejeperioden. Sørg for klare klausuler om ændringsarbejder, så ombygninger til øget kapacitet er mulige uden urimelige krav.

10) Implementer et test-vindue og opfølgning

Når lokalerne tages i brug, planlæg et testvindue på 3–6 måneder hvor I dokumenterer faktiske flows: hvor ofte er mødelokaler booket, hvor er der flaskehalse, er støj/koncentration et problem. Brug resultatet til at justere zoner, møblering og – ved større uoverensstemmelser – overveje flytte-/tilpasningsmuligheder. Dette sikrer, at det oprindelige arealvalg faktisk matcher daglig drift.

Kort opsummering 

  1. Kortlæg brugsmønstre præcist.

  2. Vælg en m²-standard pr. arbejdsplads ud fra kultur og formål.

  3. Beregn basisareal trinvis (se eksempel).

  4. Tilføj mødelokaler, fællesarealer og procent til cirkulation.

  5. Medregn driftsomkostninger, fleksibilitetsmuligheder og kontraktsikringer.

Vil du have, at jeg bygger denne guide om til en simpel regnemodel (skabelon i Excel eller en lille interaktiv beregner), så du kan indsætte egne tal og få et konkret m²-forslag til leje? Jeg kan også hjælpe med en tjekliste til fremvisning af kontorlokaler i København, Aarhus eller Odense.

Konklusion

At finde den rette størrelse for kontor / erhvervslokaler kræver både analyse og erfaring. I 2025 er det ikke længere nok at måle efter antal skriveborde – du skal medtage hybridarbejde, komfortstandarder, fællesarealer og fremtidig fleksibilitet. Ved at følge ovenstående trin og bruge danske portaler og case-data sikrer du, at størrelsen passer til både behov og budget. Din virksomhed får både optimale arbejdsbetingelser og god økonomi.